Networking auf
Messen & Kongressen.
Von Anfang an geplant.

Welches Networking-Ziel hat dein Event?

Eine Messe, ein Fachkongress und ein Partner-Event bringen unterschiedliche Menschen zusammen. Definiere deshalb vor der Softwareauswahl, welche Verbindungen entstehen sollen: etwa Kontakte zwischen Fachbesuchern, Austausch innerhalb eines Verbands oder neue Beziehungen im Partnernetzwerk.

Leite daraus konkrete Begegnungsformate ab. Eine Kaffeepause braucht andere Hinweise und Ansprechpartner als ein moderierter Roundtable. Die digitale Kontaktfunktion begleitet diese Begegnungen. Sie organisiert nicht automatisch passende Gesprächspartner oder Termine.

Für dein Team ist eine klare Trennung hilfreich: NW2C unterstützt Networking, digitale Profile und Kontaktspeicherung. Ticketing, Agenda und allgemeine Eventplanung bleiben im bestehenden System.

Vor dem Event: Daten, Branding und Ablauf festlegen

Bestimme eine verlässliche Quelle für die Teilnehmerdaten. Welche Felder aus dem CRM oder Teilnehmermanagement dürfen in das Profil? Wer korrigiert Schreibweisen oder Unternehmensangaben? Eine abgestimmte CSV-Vorlage oder API-Zuordnung verhindert, dass am Check-in unterschiedliche Listen kursieren.

• Teilnehmerprofile: Name, Unternehmen, Funktion und freigegebene Business-Kontaktdaten festlegen.
• Gestaltung: Eventname, Logo und Farben für die White-Label-Profile bereitstellen.
• Hardware: NFC-Badge, Sticker, Karte oder Armband auswählen und den QR-Zugang einplanen.
• Team: Zuständigkeiten für Datenänderungen, Badge-Ausgabe und Rückfragen benennen.
• Datenrahmen: Sichtbarkeit, Rollen, Aufbewahrung und Exportmöglichkeiten vor dem Start klären.

Ein Probelauf sollte den gesamten Weg umfassen: Teilnehmer finden, Tag zuordnen, Profil auf einem Smartphone öffnen und Kontakt speichern. Der NFC-/QR-Leitfaden beschreibt die technischen Voraussetzungen.

Am Eventtag: Check-in und Begegnungen verbinden

Beim Check-in wird der NFC-Tag der anwesenden Person zugeordnet. Das Team prüft die Zuordnung und gibt das Badge aus. Eine kurze Erklärung am Empfang genügt als Einstieg: „Profil per NFC oder QR öffnen, anschließend Kontakt speichern.“ Der Ablauf sollte zusätzlich auf dem Badge oder an geeigneten Stellen erklärt sein.

Plane einen Ansprechpartner für Gerätefragen, fehlende Datensätze und Ersatz-Badges ein. Teste den Profilaufruf im Netz der Location. Bei NFC-Problemen kann der QR-Code den Zugang erleichtern; auch darüber muss die Profilseite über das Internet erreichbar sein.

Platziere Hinweise dort, wo Gespräche tatsächlich stattfinden: in Networking-Pausen, Lounges oder an Treffpunkten. Die Nutzungszahlen können anschließend zeigen, welche Zeitfenster besonders aktiv waren. Sie ersetzen keine Rückmeldung der Teilnehmer zur Qualität der Gespräche.

Nach dem Event: Kontakte nutzbar machen

Kommuniziere, wie Teilnehmer ihre Kontaktliste erreichen und exportieren können. Wenn ein Zugriff nur für einen vereinbarten Zeitraum vorgesehen ist, gehört dieses Datum in die Eventkommunikation. Persönliche Notizen helfen, an das Gespräch anzuknüpfen, sofern diese Funktion für das Projekt vorgesehen ist.

Das Veranstalterteam wertet Profilaufrufe, gespeicherte Kontakte und Aktivität über die Zeit getrennt aus. Ein häufig aufgerufenes Profil und ein tatsächlich gespeicherter Kontakt sind unterschiedliche Signale. Für den Vergleich mit dem nächsten Event braucht es gleichbleibende Definitionen.

Unser Leitfaden „Event-Networking messen“ hilft bei der Auswahl und Einordnung der Kennzahlen. Kontakte sind dabei weder automatisch qualifizierte Leads noch ein Beleg für späteren Umsatz.

Diese Angaben helfen beim Projektgespräch

Mit diesen Angaben lässt sich die Demo auf dein Event zuschneiden. Du kannst die Kontaktlisten-Demo und die Badge-Zuordnung bereits auf der Startseite ausprobieren. Alle dort sichtbaren Personen und Kennzahlen sind Beispieldaten.